Sprawne zarządzanie zapasami firmy - klucz do oszczędności

Sprawne zarządzanie zapasami firmy - klucz do oszczędności

W dzisiejszych firmach usługowo-handlowych lub produkcyjnych niezwykle istotną kwestią staje się zarządzanie zapasami. Towary, które znajdują się w magazynie – zarówno jeśli chodzi o zapasy, jak i gotowe towary przeznaczone na sprzedaż. powinny być odpowiednio zarządzane.

Czy to pod względem kontroli ich ilości, to znaczy ilości towarów dostępnych w tym momencie do sprzedaży, wydania, czy ilości aktualnie przeznaczonej do sprzedaży i wysyłki. Powinno się na bieżąco aktualizować stan towarów, ale nie tylko pod względem ilości, lecz ich przydatności do użycia (na przykład terminu przydatności do użycia w przypadku chemii i artykułów spożywczych), oraz stopnia amortyzacji (w przypadku innych towarów, na przykład gotowych części, maszyn i tym podobne). To klucz do zminimalizowania strat i tym samym – znacznych oszczędności dla firmy. 

Jak zoptymalizować zapasy dzięki programom magazynowym?

 Wiele firm stosuje w swojej działalności ułatwiające im pracę programy do obsługi magazynów. Oprócz tego, że umożliwiają one łatwiejszą pracę związaną z wydawaniem towaru i jego odnajdywaniem, ich główną funkcją jest optymalizacja zapasów. Dzięki danym, które zdobywamy z programu magazynowego, różnym zestawieniom, jakie on nam prezentuje, możemy dokonać analizy i następnie optymalizacji posiadanych w magazynie zapasów. Jest to dość istotne z punktu widzenia działalności usługowej, jak i handlowej, ponieważ w tych rodzajach przedsiębiorstw całość działań jest nierozerwalnie powiązana ze stanem posiadanych zapasów.

W przypadku działalności usługowej zapasami tymi mogą być półprodukty lub szybko zużywane narzędzia i materiały, wykorzystywane do wytwarzania usług określonych w statucie firmy. Jeśli by w pewnym momencie zabrakło zapasów, świadczenie usług musiałoby zostać przerwane, czasem nawet w ich trakcie, co powoduje opóźnienia związane z oczekiwaniem na kolejną dostawę, niezadowolenie klientów i spadek renomy zakładu.

Podobnie dzieje się w przedsiębiorstwach produkcyjnych. W przypadku tych większych, gdzie produkcja jest taśmowa, takie zatrzymanie z powodu braku potrzebnych materiałów mogłoby być nawet jeszcze bardziej kosztowne, ponieważ najprawdopodobniej wymusiłoby to wstrzymanie pracy różnych maszyn, których uruchomienie i zatrzymanie generuje dodatkowe koszty i naraża na straty związane ze specyfiką poszczególnych urządzeń. Dlatego właśnie optymalizacja zapasów w firmie ma tak istotne znaczenie.

Przygotowani na braki 

W programach magazynowych, które umożliwiają zarządzanie zapasami, dostępne są opcje, dzięki którym można ustawić alarmy czy też powiadomienia o zmniejszaniu się wymienianych wcześniej wartości do pewnego, wybranego wcześniej, krytycznego poziomu.

Dzięki temu odpowiednio wcześniej będziemy przygotowani na to, że towary przechowywane w magazynie (ich określona partia lub grupa) mają już krótki termin przydatności, albo określone produkty zostały wysprzedane, tak, że pozostała ich tylko niewielka ilość, wystarczająca na krótki czas, i należy szybko uzupełnić zapasy. Takie programy magazynowe bardzo usprawniają zarządzanie zapasami, w związku z czym wiele firm decyduje się na zakup specjalnego oprogramowania nawet za niemałe pieniądze.